W większości branż przy sprzedaży internetowej częstą sytuacją jest obsługa zwrotów od klientów. W sklepach odzieżowych lub obuwniczych taka sytuacja jest zwykłą codziennością.
W jaki sposób prawidłowo rozliczać podatkowo takie sytuacje?
Z przepisów wynika wprost, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Na podstawie art. 111 ust. 3a ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są zobowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży w postaci papierowej lub za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.
Konsument ma prawo zwrotu towaru zakupionego przez Internet. Jest to tak zwane prawo do odstąpienia od umowy. Może zrezygnować z zakupu w ciągu 14 dni. Prawo do odstąpienia od umowy zawartej przez Internet reguluje Ustawa o prawach konsumenta z 30 maja 2014 r.
Korekta sprzedaży na urządzeniu fiskalnym nie jest możliwa.
Korekt danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu) dokonuje się za pomocą innych urządzeń księgowych. Wymagana jest do tego odrębna ewidencja korekt kasowych. Stosownie do par. 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji, która zawiera:
- datę sprzedaży;
- nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
- termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
- wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
- zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
- dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
- protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
Wobec tego podatnik ewidencjonujący obroty za pomocą kasy fiskalnej w przypadku zwrotu towaru, który skutkuje zwrotem całości lub części należności z tytułu sprzedaży, powinien prowadzić ewidencję zwrotów towarów i uznanych reklamacji.
Optymalnym rozwiązaniem jest zastosowanie programu webPOS, który poza możliwością rejestrowania sprzedaży fiskalnej pozwala na prowadzenie ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji.
Wystarczy, że w oparciu o przekazane od klienta dokumenty (paragon fiskalny lub faktura i protokół przyjęcia zwrotu) sprzedawca zarejestruje dokument zwrotu a ewidencję okresową użytkownik programu webPOS wydrukuje samodzielnie w module Raporty.