Nadużycia podczas obsługi sprzedaży

Proces sprzedaży musi być szybki. Takie jest oczekiwanie klienta. Zbyt długa liczba osób w kolejce obniża obroty. Z drugiej strony istotne jest zapewnienie jak najwyższego poziomu bezpieczeństwa. Nasz pracownik razem z naszym klientem wymieniają towar na pieniądze. Ta nieskomplikowana procedura może być źródłem wielu nieprawidłowości.

Częstą sytuacją jest zwykły błąd pracownika, który wynika z pośpiechu lub nieumiejętności w obsłudze kasy, terminala płatniczego. Nieświadome pomyłki klientów są zjawiskiem marginalnym. Niestety zdarzają się sytuacje, kiedy mamy do czynienia z nadużyciem. Wydanie towaru bez dowodu sprzedaży. Przekazanie asortymentu niezgodnie z zapisem na paragonie. Wymiana towaru przez zmianę etykiety na opakowaniu. Wprowadzenie nieprawidłowej ilości lub ceny.

Jak walczyć z tymi nieprawidłowościami?

Sprawdzonym rozwiązaniem jest opracowanie czytelnych procedur działania sklepu z dokładnym opisaniem stanowiska kasowego. Jest to element często pomijany lub ograniczany. Tym samym rządzą reguły wyznaczone przez pracowników i bezpieczeństwo sklepu zależy od ich kompetencji i uczciwości.

Stan sprawności funkcjonowania sklepu można sprawdzić bardzo szybko. Wystarczy przeprowadzić rzetelny spis z natury. Poznamy wówczas poziom rozbieżności między informacją księgową a stanem rzeczywistym. Na podstawie tej wiedzy można spokojnie dalej działać lub podjąć działania naprawcze.

Wbrew ogólnemu przekonaniu z pomocą przyjdzie urządzenie fiskalne. Jego podstawowym zadaniem jest trwałe rejestrowanie informacji o obrotach w relacji z urzędem skarbowym. Tym niemniej kasa fiskalna jest sprzymierzeńcem właściciela sklepu. Sam fakt jej obecności porządkuje proces sprzedaży. Podwyższa tym samym poziom gwarancji, że efektem transakcji kupna towaru będzie zarejestrowany dokument. Klient spodziewa się otrzymania paragonu. Przepisy prawa nakładając obowiązki informują o sankcjach za ich nieprzestrzeganie. Odpowiedzialność obejmuje sprzedawcę oraz klienta, który musi fizycznie otrzymać dokument sprzedaży.

Podstawowe modele kas fiskalnych są łatwe w obsłudze. Trudno popełnić nieświadomy błąd. Jednak informacje z nich uzyskiwane trudno zamienić w wartościowe raporty.  Jeżeli w sklepie zachodzi potrzeba przygotowywania analiz, to warto zastanowić się nad wprowadzeniem systemu komputerowego, który uporządkuje proces obsługi sprzedaży, zarejestruje kompleksowo dane i umożliwi wprowadzanie dodatkowych mechanizmów wsparcia sprzedawców.

Najważniejszym zadaniem jest połączenie pracowników z konkretnymi operacjami. W programie WebPOS za to zadanie odpowiedzialny jest moduł logowania. Wymaga on podania nazwy użytkownika , która jest wprowadzana przez administratora oraz hasła, które pracownik przypisuje sobie samodzielnie.

Logowanie jest procesem bardzo ważnym w obsłudze programu WebPOS, gdyż chroni dane wprowadzone przez operatora. Udostępnianie danych do logowania innym użytkownikom jest działaniem niewłaściwym i co najmniej nierozsądnym.

W głównym oknie programu POS muszą znajdować się elementy nawigacyjne oraz informacyjne. Wśród elementów informacyjnych należy wyróżnić pasek stanu, gdzie prezentowane są informacje o salonie, wersji, zalogowanym użytkowniku. W przypadku rozwiązań typu on-line ważna jest pokazania ikony informującej o stanie połączenia z centralą.

W każdej chwili kasjer oraz klient muszą znać wartość paragonu. Informacja o aktualnej sumie do zapłaty oraz zastosowanych upustach powinna być wyraźnie widoczna.

Program POS musi mieć również łatwo dostępne elementy nawigacyjne takie jak:

– wybór menu programu,

– zawieszenie aktualnego paragonu i rozpoczęcie pracy z nowym dokumentem,

– usunięcie całego wprowadzanego dokumentu,

– zakończenie wprowadzania paragonu i przejście do zamknięcia sprzedaży,

– różne formy wyboru towarów.

Wdrożenie przejrzystej procedury obsługi sprzedaży jest początkiem wieloetapowego zadania porządkowania reguł organizacyjnych w sklepie.

 

Leave a reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *